Yamrix

Office 365、SharePoint Online、Power BI などなどのメモ

Office アプリの自動保存ON/OFFに依存するチョッとした変化

「コマメな上書き保存」「忘れぬウチのCtrl+S」を心がけている皆さん、こんにちわ。Office ProPlus に追加された自動保存機能、利用されていますか?
疲れてくると、OneNoteで無意識にCtrl+Sを押している中のヒトです、どうも。
OneNote = 常時自動で保存される超便利メモツール(詳しくはこちらw)

 

さて、先日ですねー、この自動保存でチョッとした小ネタを発見したのです。なので、備忘録も兼ねて記事を書いております。

 

  

■小さな発見(序章)

さて、そんな便利な自動保存なんですが、アプリのウィンドウ、左上にスイッチがあるのはお気づきですか?

 

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このスイッチ ON/OFF によって動作以外にも見た目が変わるトコが発生するんですよ。それが小さな発見です。

 

 

■小さな発見 自動保存ON/OFFで変わるUI

結論から申しますと「自動保存ON/OFF で”名前を付けて保存”メニューの動き」が変わります。

 

  • 自動保存ON=「コピーを保存」しか出てこない
  • 自動保存OFF=「上書き保存」「名前を付けて保存」の2つが出てくる

 

実際にどうなるか?Word、Power Pointでも同様ですが、Excel でどうなるか調べてみましょう。

 

■自動保存ON の場合

ウィンドウの左上にある「自動保存」が”オン”になっている状態で[ファイル]をクリック。

 

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いつもは[上書き保存]、[名前を付けて保存]があるであろう箇所が、[コピーを保存]のみになっていることが確認できると思います。

 

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ちなみに、自動保存ONでも、上書き保存ボタン(メニューのフロッピー?アイコン押下)や、Ctrl+Sは実施できますのでご安心をw

 

■自動保存OFF の場合

同様に、ウィンドウの左上にある「自動保存」が”オフ”になっている状態で[ファイル]をクリックしてみましょう。

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今度は[コピーを保存]が無くなって、見慣れた[上書き保存]、[名前を付けて保存]が登場します。

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■Office アプリケーションの自動保存とは

 

公式(?)からOffice クライアントアプリの自動保存について。2018年8月、当記事エントリー中で適用対象となるのは下記。

 

 

ほぉ、Office ProPlus(Office 365からインストールするヤツ)以外も適用対象になっているんですね。ボリュームライセンスで購入している企業さんも、保存先がOneDrive for Business(以降、ODfB)やOneDrive、SharePoint Online(以降、SPO)であれば恩恵を享受できるのかな。
#自分がボリュームライセンス版のOfficeを最近全く利用してない(;^ω^)

 

能力の発動条件等も明記されてますね。

 

自動保存は、ファイルが、OneDrive、OneDrive for Business、または SharePoint Online に保存されているときに有効になります。自動保存は、作業中にクラウドに加えた変更を自動的に保存します。また、他のユーザーが同じファイルで作業している場合、自動保存により、他のユーザーは加えられた変更を数秒で確認できます。

 

ODfBやSPOから”直接”ファイルを開いて、複数人プレイを楽しんでいる際、この自動保存がONになっていると素敵です。他人が更新した部分が、一定時間で手元にも反映されるので、遠隔地同士で1つのファイルを共同で仕上げる場合などに重宝します。なお、Excelファイルで共有設定しなくても、クラウド上に保存してあれば共同編集を安全に実施することが可能なのですが、それは今回の趣旨ではないので割愛。気になる方は、会社の方などと一度お試しください。

 

■総括

クラウド+最新のOfficeアプリで発動する「自動保存」。便利なんですが、前述のようにUIがON/OFFで変わります。これ、把握していないと、突然エンドユーザーやお客さんから問い合わせがあって「え?え?」ってなると思います。(※実際なったw)

紹介した公式サイトに軽く書いてありますが、詳しくない方は気づけないよね・・・。そして、普段から「Ctrl+S」で生きてると、こういう変化は全く気づけませんよねw

 

■おまけ/自動保存を常時OFFにする

アプリケーションの[ファイル]→[オプション]の画面を表示し”保存”の欄にある[OneDrive と SharePoint Online のファイルは既定で自動保存する]をチェックを外す(オフ)にして保存です。

 

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ちなみに、この手順も紹介した公式サイトで明記されています。ちゃんと公式情報は確認しましょうね!ってコトですねー。

 

ちなみに、当方は自動保存がONになっていても、思わずCtrl+Sをクリックしちゃってます。習慣ってこわいねw